Definitivamente las relaciones laborales implican un reto, no solo en saber que tipo de trabajador vamos a contratar, también por todas las obligaciones laborales que emanan de la relación laboral.
Para un empresario es emocionante contratar a su primer trabajador, porque es señal de que está creciendo, pero cuando lo hace se da cuenta que es mas complejo de lo que pensaba. Definitivamente las relaciones laborales implican un reto, no solo en saber que tipo de trabajador vamos a contratar, también por todas las obligaciones laborales que emanan de la relación laboral. Por lo que en este artículo te daré la pauta de como identificar los procesos en donde participan una serie de controles internos que te ayudaran a dar cumplimiento a las obligaciones.
Primero debemos establecer las bases para la contratación teniendo un perfil de puesto bien definido para evitar rotación de personal e inversión de tiempo y dinero innecesario. Además, es importante crear un manual de procedimientos con el que el trabajador pueda contar para que tenga claras sus actividades y funciones.
Una vez que elegimos a la persona, será necesario que identifiquemos el tipo de contrato que le corresponde conforme con la naturaleza del puesto: indeterminado, por obra, tiempo determinado, capacitación inicial, prueba o temporada, con esto se delimitaran las responsabilidades que tiene el patrón hacia ese trabajador. Dentro de este proceso debemos tener en cuenta al tipo de trabajador, naturaleza de puesto, tipo de jornada, actividades a realizar, entre otras.
Otro aspecto importante para considerar en las relaciones laborales, incluso en las cláusulas del contrato, son las prestaciones que se van a otorgar. En este punto tenemos prestaciones mínimas que la Ley Federal del Trabajo establece, en las cuales debemos procurar estar pendiente de los plazos y formas para su pago. Ahora bien, el patrón está en posibilidades de otorgar prestaciones adicionales, las cuales pueden ser otorgadas por su trabajo o como previsión social.
En esté ultimo punto se deberá cuidar manifestarlas por escrito en el documento idóneo como son los planes de previsión social y/o planes de beneficios para el trabajador, en donde se estipulen los plazos y formas que el patrón o una comisión mixta establecieron. No quiero dejar pasar la oportunidad de recomendarte revisar el concepto de salario emocional, que puedes incluir en estas prestaciones.
Ya teniendo las bases de la relación laboral, debemos revisar las obligaciones que se tienen no solo con el trabajador, sino con la autoridad como consecuencia de contratar trabajadores como son: tener un reglamento interior de trabajo, crear las cinco comisiones mixtas obligatorias, otorgar capacitación y adiestramiento, cumplir con las Normas Oficiales Mexicanas, entregar PTU, etc.
También debemos atender el cumplimiento fiscal que se deriva de las relaciones laborales ante Instituciones como son: Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los trabajadores (INFONAVIT), Impuesto Estatal sobre nóminas y Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Ante el IMSS las obligaciones principales son el registrarse como patrón, registrar a sus trabajadores, integrar el salario correcto de acuerdo con los procedimientos de la Ley del Seguro Social, auto clasificarse en el seguro de riesgos de trabajo, avisar de los probables riesgos de trabajo, presentar una declaración anual de riesgos de trabajo para valorar la siniestralidad de la empresa, cuando tiene más de 300 trabajadores presentar un dictamen emitido por contador público autorizado, entre otras.
Hablando del INFONAVIT prácticamente las obligaciones ante este Instituto se cubren con el cumplimiento de las obligaciones ante el IMSS, pero de forma específica tenemos el efectuar la retención y entero de las amortizaciones de los créditos otorgados por este Instituto a los trabajadores.
En materia de impuestos estatales, debemos investigar en cada Estado donde tengamos trabajadores laborando que es lo aplicable al impuesto sobre nóminas, esto lo podemos encontrar en la Ley de Hacienda de cada uno de los Estados, en donde se establecerán los plazos, bases, tasas o tarifas, exenciones, entre otras obligaciones, por ejemplo: obligación a dictaminar el cumplimiento de las obligaciones de este impuesto, obligaciones en materia de Outsourcing, entre otros.
Lo que corresponde cumplir ante el SAT, que principalmente es la de ser retenedor del impuesto que causen los trabajadores o en su caso el pago del Subsidio para el empleo, además del timbrado de la nómina y entregar la constancia anual de percepciones y retenciones.
Por último, como etapas de cumplimiento tenemos a las formas en que se terminan las relaciones laborales, en la que debemos analizar porque se origina la terminación, para utilizar de forma adecuada los documentos soporte y el otorgamiento de prestaciones conforme la naturaleza de la terminación. Es importante saber que procede un finiquito o una liquidación, si debemos solicitar o entregar información adicional al trabajador o si debemos ratificar procesos ante el Tribunal laboral o no.
Como se podrán dar cuenta el reto que tenemos ante las relaciones de trabajo es intimidante por lo que conlleva, pero también debe ser gratificante pues como decía es señal de que estas prosperando y eso nunca se le debe tener miedo. No dejes que el desconocimiento te limite o te genere costos innecesarios en sanciones, así que para que la experiencia sea menos incierta, te recomiendo que quién estará a cargo de cumplir con estas obligaciones se encuentre debidamente capacitado, hoy existen medios gratuitos que las propias autoridades ponen en disposición para ello, así que prepárate para enfrentar este reto. RN
